律所收接案跨部门流程与系统落地方案（基于现有市场部FTJ）

1. 背景与目标

当前系统已具备市场部 FTJ 线索录入、跟进、基础分配能力，但从“线索 -> 委托 -> 办案 -> 回款 -> 归档”全链路看，仍缺少跨部门协同规范。

本方案目标：

• 用最小改造成本，把现有系统串成可执行 SOP；
• 明确业务部（市场/律师）、行政部、财务部的职责边界；
• 形成可统计、可考核、可追责的流程闭环。

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2. 是否要在后台建立“业务部 / 行政部 / 财务部”？

结论：建议建立，但不建议一次性做复杂组织系统。

采用“先角色后组织”的落地方式：

1. 第一阶段：先通过权限角色实现三部门隔离（最快）。
2. 第二阶段：再补组织结构（部门树、岗位、审批链）。

原因：

• 不分部门会导致同一条线索多人可改，责任不清；
• 无财务角色会造成收款与案件进度脱节；
• 无行政角色会造成合同、归档、证照流程缺位。

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3. 三部门职责与边界

3.1 业务部（市场+律师）

• 市场岗：线索录入、初筛、分配建议、回访。
• 律师岗：接收/拒绝、初评、委托转化、办案推进。
• 只负责“业务事实”，不负责财务确认，不负责归档终审。

3.2 行政部

• 合同模板管理、合同文件上传校验、材料归档、流程节点完整性检查。
• 负责“流程完整性”，不改律师专业意见，不改财务金额。

3.3 财务部

• 收费登记、票据信息、回款确认、欠款提醒、结算完成确认。
• 负责“资金事实”，不改案件实体处理意见。

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4. 标准阶段流转（建议）

建议统一使用以下阶段（与已改字段保持一致）：

• TO_ASSIGN 待分配
• INITIAL_CONTACT 初步接洽
• EVALUATING 评估中
• ENTRUSTED 已委托
• HANDLING 办理中
• CLOSED 结案
• TERMINATED 终止

并配套分配状态：

• UNASSIGNED 未分配
• ASSIGNED 已分配
• RETURNED 已退回

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5. 跨部门主流程（最小可用版）

5.1 线索录入（业务部-市场）

输入：

• 客户/单位、联系人、手机/微信/邮箱、来源、需求描述。

系统动作：

• 默认 assign_status=UNASSIGNED；
• 默认 current_stage=TO_ASSIGN；
• 进入“待分配池”。

5.2 线索分配（业务部-主管）

输入：

• 选择接案律师（员工库）、分配备注。

系统动作：

• 更新 assign_status=ASSIGNED；
• 记录 assign_time；
• 律师可“接收/拒绝”。

5.3 律师接收与初评（业务部-律师）

接收：

• lawyer_accept_status=ACCEPTED
• current_stage=INITIAL_CONTACT

拒绝：

• lawyer_accept_status=REJECTED
• 填 lawyer_reject_reason
• assign_status=RETURNED
• current_stage=TO_ASSIGN

5.4 委托与收费（行政 + 财务）

委托成立条件（建议）：

• 已有合同文件（行政确认）；
• 有首笔收费记录或收费计划（财务确认）。

系统动作：

• 业务部把阶段推进到 ENTRUSTED；
• 财务登记收款（已收/待收/方式）；
• 行政上传合同及基础文书。

5.5 办案执行（业务部-律师）

• 阶段推进到 HANDLING；
• 更新 next_action 与 next_follow_date；
• 到期由系统 cron 自动提醒责任人。

5.6 结案归档（业务 + 行政 + 财务）

结案前置（建议）：

• 业务：案件结果确认；
• 行政：文书归档齐全；
• 财务：应收款状态清楚（结清/挂账）。

系统动作：

• current_stage=CLOSED；
• 记录结案说明与时间；
• 可进入回访与案例沉淀。

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6. 字段与模块落地建议

6.1 已有 FTJ 字段（当前可用）

• 分配状态、分配时间、接案律师、接收状态、拒绝原因；
• 首次联系时间/结果；
• 当前阶段、下一动作、下次跟进日期、阶段更新时间；
• 跟进记录与到期提醒。

6.2 下一批建议新增（不影响现有流程）

• 行政字段：合同编号、合同上传、归档状态、归档时间；
• 财务字段：已收金额、待收金额、收费方式、发票状态、回款日期；
• 统计字段：渠道转化、阶段停留时长、退回次数。

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7. 权限设计建议（先角色后组织）

建议至少 4 类角色：

• market_staff：市场录入与跟进；
• lawyer_staff：律师接收、评估、办案推进；
• admin_staff：行政合同与归档；
• finance_staff：财务收费与结算。

关键控制：

• 市场不能改财务金额；
• 财务不能改案件实质结论；
• 行政不能改律师专业评估；
• 管理层可全局查看与审批。

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8. 关键规则（避免流程失控）

• 律师拒绝必须填写原因；
• 任何阶段变更必须记录“更新人 + 更新时间”；
• 到期提醒每日去重发送，避免消息轰炸；
• CLOSED/TERMINATED 阶段默认不再触发跟进提醒；
• 删除/终止必须保留历史记录，不做物理删除。

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9. 管理看板建议（主管最关心）

• 待分配线索数；
• 律师已接收/拒绝率；
• 到期未跟进数；
• 线索 -> 委托转化率；
• 委托 -> 结案周期；
• 回款率与逾期应收。

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10. 建议实施顺序（务实版）

第 1 周：

• 固化现有 FTJ 字段使用规范；
• 角色权限上线（市场/律师/行政/财务）。

第 2 周：

• 上线行政与财务最小字段；
• 形成“委托前置检查清单”。

第 3 周：

• 上线管理看板与统计口径；
• 组织全员培训并绑定绩效考核。

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11. 对当前“不合适”感受的解释与改进方向

你当前看到“不合适”，主要不是线索模块本身问题，而是缺少三点：

1. 跨部门责任边界（谁录、谁审、谁收款、谁归档）；
2. 阶段前置条件（何时能从评估进入已委托）；
3. 管理层看板（无法一眼看到堵点）。

上述三点补齐后，现有 FTJ 可以先承载 70% 业务，再决定是否上完整案件系统。